Tarjouslaskennan automatisointi: näin pk-yritys tekee tarjouksen tunnissa päivän sijaan

Kysy keneltä tahansa remonttiyrittäjältä, LVI-urakoitsijalta tai sähköasentajalta, mikä työssä on raskainta, ja vastaus on usein sama: tarjoukset. Ei itse työ eikä edes laskutus, vaan illat, joina lasketaan tarjouksia töihin, joista puolet ei toteudu.

Vielä kiinnostavampaa on se, mihin tarjouksen tekemisen aika oikeasti kuluu. Harvassa yrityksessä se kuluu laskemiseen. Se kuluu puuttuvien tietojen kyselemiseen, vanhan tarjouksen etsimiseen pohjaksi, saman saatetekstin kirjoittamiseen ja siihen, että tarjous odottaa lähettämistä kolme päivää, koska kukaan ei ehtinyt.

Tämä artikkeli käy läpi, mitä tarjouslaskennasta voi automatisoida, neljä automaation tasoa yksinkertaisesta tarjouspohjasta tekoälyn tekemiin luonnoksiin, mitä ei kannata automatisoida ja miten lasket, kannattaako se juuri sinun yrityksessäsi.

Mihin tarjouksen tekemisen aika kuluu

Käy läpi viimeisin tarjouksesi ja arvioi, kuinka paljon aikaa kului kuhunkin vaiheeseen. Tyypillinen jakauma pienessä urakointiyrityksessä näyttää suunnilleen tältä:

Tietojen kerääminen vie eniten. Tarjouspyynnössä lukee "kylpyhuoneremontti, kiitos tarjouksesta", ja sen jälkeen soitetaan ja lähetetään viestejä: kuinka iso tila, mikä talotyyppi, mitä vanhasta puretaan, lattialämmitys vai ei, milloin pitäisi olla valmis. Jokainen kysymys tarkoittaa odotusta.

Laskenta on se osa, jossa ammattitaito on. Määrät, materiaalit, työtunnit ja kate. Se on myös osa, jota automaatio auttaa vähiten, ja se on hyvä asia.

Dokumentin kirjoittaminen tarkoittaa saatetekstiä, työn kuvausta, rajauksia, maksuehtoja, voimassaoloaikaa ja kotitalousvähennykseen tarvittavaa työn osuutta. Suurin osa tekstistä on samaa kuin edellisessä tarjouksessa, mutta se kirjoitetaan silti uudelleen tai kopioidaan vanhasta tarjouksesta, jolloin edellisen asiakkaan nimi jää joskus mukaan.

Lähetys ja seuranta jää usein kokonaan tekemättä. Tarjous lähtee, eikä siihen palata. Asiakas ehkä harkitsee vielä, ehkä valitsi kilpailijan, ehkä vain unohti vastata.

Neljä automaation tasoa

Tarjouslaskennan automatisointi ei tarkoita, että tekoäly laskee tarjoukset. Se tarkoittaa, että ihmisen työ keskittyy laskentaan ja päätöksiin, ja kaikki muu tapahtuu itsestään tai lähes itsestään. Tasot rakentuvat päällekkäin, ja jo ensimmäinen tuo selvän hyödyn.

Taso 1: Tarjouspohja ja hinnasto

Yksinkertaisin ja edullisin askel. Tee yksi hyvä tarjouspohja, jossa vakiotekstit, rajaukset, maksuehdot ja voimassaolo ovat valmiina, ja pidä hinnasto tai kustannuslaskelma taulukossa, jossa yksikköhinnat ovat ajan tasalla.

Tämä ei vaadi tekoälyä eikä uusia järjestelmiä. Moni yritys käyttää tähän taloushallinnon tai toiminnanohjauksen ohjelmistoa, jossa tarjouspohjat ja tuoterekisteri ovat jo valmiina, mutta niitä ei ole otettu käyttöön.

Säästö: dokumentin kirjoittamisesta suurin osa.

Taso 2: Rakenteinen tarjouspyyntö

Toinen askel korjaa tietojen keräämisen. Kun asiakas pyytää tarjousta, hänelle esitetään heti ne kysymykset, jotka muuten kysyttäisiin puhelimessa: kohde, koko, nykytila, toiveet, aikataulu ja kuvat.

Tämän voi toteuttaa hyvin rakennetulla lomakkeella tai keskustelevalla chatbotilla, joka kysyy tarkentavia kysymyksiä vastausten perusteella. Rakennusalan tarjouspyyntöjen keräämistä käsitellään tarkemmin artikkelissa tekoäly-chatbot rakennusliikkeelle, ja lomakkeen ja chatin erot on vertailtu artikkelissa chatbot vai lomake kotisivuille.

Säästö: suuri osa tietojen keräämisen soitoista ja odotuksesta.

Taso 3: Tekoäly tekee luonnoksen

Kolmannella tasolla kielimalli lukee tarjouspyynnön ja kokoaa siitä tarjousluonnoksen yrityksen omaan pohjaan: työn kuvauksen, arvion määristä hinnaston ja aiempien vastaavien töiden perusteella, rajaukset ja kysymykset, joihin asiakkaalta pitää vielä saada vastaus.

Ihminen tarkistaa luonnoksen, korjaa laskennan ja hyväksyy. Tarjous, jonka kirjoittamiseen meni ennen tunti, tarkistetaan viidessätoista minuutissa.

Tämä taso toimii hyvin silloin, kun yrityksellä on vakiintuneet tuotteet tai työt ja aiempia tarjouksia on riittävästi mallina. Se toimii huonosti täysin ainutkertaisissa projekteissa.

Säästö: dokumentin kirjoittamisesta lähes kaikki, laskennasta osa.

Taso 4: Seuranta ja kirjaus

Neljäs taso hoitaa kaiken tarjouksen lähettämisen jälkeen. Tarjous kirjautuu asiakasrekisteriin, asiakkaalle lähtee muistutus sovitun ajan kuluttua, ja yrittäjä saa listan tarjouksista, joihin ei ole vastattu. Kun tarjous hyväksytään, tiedot siirtyvät tilaukseksi ja kalenteriin ilman uutta kirjoittamista.

Tästä saadaan myös tietoa, jota useimmilla pk-yrityksillä ei ole: mikä osuus tarjouksista toteutuu, minkä tyyppiset työt voitetaan ja kuinka nopeasti tarjous lähtee.

Säästö: seuranta ja tuplakirjaukset kokonaan, ja lisäksi voitettuja kauppoja.

Hinnat ovat suuntaa-antavia pk-yritysten toteutuksia ilman arvonlisäveroa.

Mitä tarjouspyynnössä kannattaa kysyä

Tason 2 hyöty riippuu kokonaan siitä, kysytäänkö oikeat asiat. Liian vähän kysymyksiä tarkoittaa, että soitot jatkuvat. Liian monta tarkoittaa, että asiakas jättää pyynnön kesken. Hyvä sääntö on kysyä vain ne tiedot, joita ilman tarjousta ei voi edes alustavasti laskea, ja pyytää kuvat.

Esimerkkejä aloittain:

• Kylpyhuoneremontti: tilan pinta-ala, talotyyppi ja rakennusvuosi, puretaanko vanhat laatat, lattialämmitys, toivottu aikataulu, kuvat nykyisestä tilasta.
• Ilmalämpöpumppu tai ilma-vesilämpöpumppu: talon koko, nykyinen lämmitysmuoto, lämmönjakotapa, sähköpääkeskuksen ikä, kuvat teknisestä tilasta ja sisäyksikön sijoituspaikasta.
• Sähkötyöt: kohde, työn kuvaus, rakennusvuosi, onko kyseessä uusi asennus vai muutos, kuvat sähkökeskuksesta.
• Maalaus: julkisivun vai sisätilojen maalaus, pinta-ala tai huoneiden määrä, pinnan nykyinen kunto, telineiden tarve, kuvat.
• Siivous ja kiinteistöpalvelut: kohteen tyyppi ja koko, siivousväli, erityistoiveet, avainten luovutus.

Kysymykset kannattaa kirjoittaa asiakkaan kielellä. "Lämmönjakotapa" on urakoitsijan sana, "onko talossa patterit vai lattialämmitys" on asiakkaan.

Esimerkki: LVI-urakoitsija ja lämpöpumpputarjoukset

Kuvitellaan kolmen hengen LVI-yritys, joka asentaa ilma-vesilämpöpumppuja omakotitaloihin. Tarjouspyyntöjä tulee kevätsesonkina 25 viikossa, ja jokainen tarjous vie noin puolitoista tuntia, kun mukaan lasketaan soitot, laskenta, kirjoittaminen ja lähettäminen.

Ennen: yrittäjä soittaa jokaiselle kysyäkseen talon koon, nykyisen lämmitysmuodon, lämmönjakotavan ja sähköpääkeskuksen tilanteen. Tarjous kirjoitetaan illalla vanhan tarjouksen pohjalta. Seurantaa ei tehdä.

Jälkeen: sivuston tarjouspyyntö kysyy samat tiedot ja pyytää kuvat tekniikkatilasta ja sähkökeskuksesta. Tekoäly kokoaa tarjousluonnoksen yrityksen pohjaan, valitsee laitekoon hinnaston ja talon koon perusteella ja listaa asiat, jotka pitää tarkistaa paikan päällä. Yrittäjä tarkistaa ja lähettää luonnoksen 20 minuutissa. Tarjous kirjautuu asiakasrekisteriin, ja asiakas saa muistutuksen viikon kuluttua.

Jos aikaa säästyy tunti tarjousta kohden, sesongin 25 viikoittaista tarjousta vapauttavat 25 tuntia viikossa. Se vastaa lähes yhden työntekijän laskutettavaa aikaa. Luvut ovat esimerkkejä, mutta laskutapa on sama jokaisessa yrityksessä.

Mitä ei kannata automatisoida

Kaikki tarjouksen vaiheet eivät kuulu koneelle. Nämä kannattaa pitää ihmisellä myös silloin, kun tekniikka periaatteessa pystyisi niihin.

Sitova hinta ilman ihmisen tarkistusta. Tekoälyn laskema arvio on luonnos. Kuluttajalle annettu tarjous sitoo yritystä, ja väärä hinta joko hävittää kaupan tai tekee keikasta tappiollisen. Jokainen lähtevä tarjous tarkistetaan.

Kohteen katselmus. Kuvat ja lomakkeen vastaukset kertovat paljon, mutta eivät kosteusvauriota lattian alla tai sähkökeskusta, joka ei kestä lisäkuormaa. Hyvä automaatio tunnistaa, milloin katselmus tarvitaan, eikä yritä korvata sitä.

Rajaukset ja poikkeukset. Se, mitä tarjoukseen ei sisälly, on usein tärkeämpää kuin se, mitä siihen sisältyy. Vakiorajaukset voi olla pohjassa, mutta kohdekohtaiset rajaukset kirjoittaa ammattilainen.

Isot ja ainutkertaiset urakat. Taloyhtiön putkiremontti tai julkinen hankinta vaatii eri prosessin kuin omakotitalon lämpöpumppu. Automaatio sopii toistuviin, samankaltaisiin töihin.

Kilpailu- ja kuluttajaviraston mukaan urakoitsijan kirjallinen tarjous sitoo kuukauden ajan, ellei tarjouksessa toisin mainita, joten voimassaoloaika kannattaa kirjata jokaiseen tarjoukseen. Kuluttajan remonttisopimuksista kerrotaan tarkemmin KKV:n remonttiohjeissa. Kotitalousvähennystä varten tarjouksessa kannattaa eritellä työn osuus, ja vähennyksen ehdot löytyvät Verohallinnon sivuilta. Molemmat ovat asioita, jotka hyvä tarjouspohja hoitaa automaattisesti joka kerta.

Tarjouksen seuranta: halvin lisäkauppa

Useimmat pk-yritykset lähettävät tarjouksen eivätkä koskaan kysy perään. Seuranta on silti yksi harvoista asioista, jotka tuovat lisää kauppaa ilman lisää tarjouspyyntöjä.

Asiakas, joka ei vastannut tarjoukseen, ei välttämättä valinnut kilpailijaa. Hän voi odottaa puolison mielipidettä, pankin lainapäätöstä tai sitä, että joku muistuttaa. Lyhyt viesti viikon kuluttua, jossa kysytään, onko tarjouksesta kysyttävää, riittää usein.

Automaattinen seuranta toimii näin:

1. Tarjous kirjautuu lähetettynä asiakasrekisteriin tai taulukkoon.
2. Seitsemän päivän kuluttua asiakkaalle lähtee lyhyt, henkilökohtaiselta kuulostava viesti.
3. Jos vastausta ei tule, yrittäjä saa muistutuksen soittaa.
4. Kun tarjous hyväksytään tai hylätään, tila päivitetään ja syy kirjataan.

Viesti kannattaa kirjoittaa itse kerran huolella, eikä sen pidä kuulostaa markkinoinnilta. Laajemmin saapuvan tarjouspyynnön käsittelyä ja vastausnopeuden merkitystä käsitellään artikkelissa miten remonttifirma saa lisää tarjouspyyntöjä netistä.

Näin lasket, kannattaako se

Tee laskelma ennen kuin pyydät tarjousta automaatiosta.

1. Tarjousten määrä kuukaudessa. Esimerkiksi 40.
2. Aika tarjousta kohden nyt. Esimerkiksi 1,5 tuntia.
3. Arvioitu aika automaation jälkeen. Esimerkiksi 0,5 tuntia.
4. Säästetyt tunnit kuukaudessa. 40 × 1 tunti = 40 tuntia.
5. Tunnin arvo. Käytä laskutettavan työn hintaa, jos vapautunut aika menee asiakastyöhön, esimerkiksi 55 euroa. Säästö on 2 200 euroa kuukaudessa.
6. Lisäkauppa seurannasta. Jos seuranta tuo yhden lisäkaupan kuukaudessa, lisää sen kate.
7. Vertaa kustannukseen. Käyttöönotto jaettuna 24 kuukaudella ja kuukausikulu päälle.

Jos tarjouksia tulee kuukaudessa viisi, laskelma ei yleensä puolla tasoja 3 ja 4. Silloin taso 1 ja hyvä tarjouspyyntölomake riittävät. Jos niitä tulee kymmeniä, automaatio maksaa itsensä takaisin muutamassa kuukaudessa. Yleisemmin työnkulkujen automatisoinnin kannattavuutta käsitellään sivulla työnkulkujen automatisointi, ja tekoälyagenttien hinnanmuodostus on eritelty sivulla mitä AI-agentti maksaa.

Käyttöönotto askel kerrallaan

1. Kerää kymmenen viimeisintä tarjousta. Katso, mitä tietoja niistä puuttui aluksi, mikä teksti toistuu ja kuinka kauan kukin vei.
2. Tee tarjouspohja. Vakiotekstit, rajaukset, maksuehdot ja kotitalousvähennyksen erittely valmiiksi.
3. Korjaa tarjouspyyntö. Päätä, mitkä kysymykset kysytään aina, ja lisää ne sivuston lomakkeeseen tai chatbottiin.
4. Kokeile luonnoksia rinnakkain. Anna tekoälyn tehdä luonnos kahden viikon ajan samaan aikaan kuin teet tarjoukset itse. Vertaa tuloksia.
5. Ota seuranta käyttöön. Muistutukset ja tilat asiakasrekisteriin.
6. Mittaa. Aika tarjousta kohden, aika pyynnöstä lähetettyyn tarjoukseen ja toteutuneiden tarjousten osuus.

Autonova rakentaa tarjousautomaation

Rakennamme pk-yrityksille tarjousten käsittelyn automaatioita: sivuston tarjouspyynnöt, jotka kysyvät oikeat kysymykset, tekoälyn tekemät tarjousluonnokset yrityksen omaan pohjaan ja seurannan asiakasrekisteriin. Automaatio rakennetaan olemassa olevien järjestelmien päälle, eikä ohjelmistoja tarvitse vaihtaa. AI-agenttien ja automaatioiden toteutukset alkavat 500 eurosta.

Aloitamme käymällä läpi viimeisimmät tarjouksesi ja kerromme suoraan, mikä taso kannattaa juuri teillä, vai kannattaako mikään. Kerro tarjousmääristäsi. Laajemman kuvan tekoälyn käytöstä saat oppaastamme tekoäly yritykselle, ja sen, mitä AI-agentti ylipäätään tarkoittaa, sivulta mikä on AI-agentti.

Usein kysyttyä