Verkkotunnus ja sähköposti omalla domainilla – yrittäjän opas

Verkkotunnus on asia, jota yrittäjä ajattelee kerran ja unohtaa sitten vuosiksi. Yleensä se toimii hyvin. Ongelmat tulevat eteen silloin, kun jotain pitää muuttaa: kotisivujen tekijä vaihtuu, sähköposti siirretään toiseen palveluun tai uusimislasku on mennyt vanhaan sähköpostiosoitteeseen ja verkkotunnus on vanhentunut.

Tämä opas käy läpi, miten verkkotunnus valitaan ja hankitaan, mitä vaihtoehtoja sähköpostille on ja mitä DNS-asetukset tarkoittavat niin, että ymmärrät mitä sivujen tekijä tai IT-tukesi on tekemässä.

Verkkotunnus, webhotelli ja sähköposti ovat kolme eri asiaa

Iso osa sekaannuksesta syntyy siitä, että nämä kolme ostetaan usein samasta paikasta ja niitä pidetään yhtenä asiana. Ne ovat kuitenkin erillisiä palveluita, ja ne voivat olla kolmella eri toimittajalla.

• Verkkotunnus eli domain on nimi, esimerkiksi virtasenremontti.fi. Se rekisteröidään verkkotunnusvälittäjän kautta, ja se uusitaan määräajoin.
• Nimipalvelu eli DNS on luettelo, joka kertoo, mihin verkkotunnuksen eri osat osoittavat: missä palvelimella kotisivut ovat ja minne sähköposti toimitetaan.
• Sivuston palvelin on paikka, jossa kotisivut sijaitsevat. Sitä kutsutaan usein webhotelliksi tai hostingiksi.
• Sähköpostipalvelu on paikka, jossa postilaatikot ovat, esimerkiksi Google Workspace tai Microsoft 365.

Kun tämän erottelun ymmärtää, moni asia selkenee. Kotisivujen tekijän vaihtaminen ei vaadi sähköpostin vaihtamista. Sähköpostin siirtäminen Googlelta Microsoftille ei koske kotisivuihin. Ja verkkotunnus pysyy sinun, vaikka kaikki muu vaihtuisi.

Hyvän verkkotunnuksen valinta

Paras verkkotunnus on lyhyt, helppo sanoa puhelimessa ja helppo kirjoittaa oikein ensimmäisellä kerralla. Käytännössä vaihtoehtoja on kaksi.

Yrityksen nimi. virtasenremontti.fi tai tilitoimistotilkka.fi. Tämä on yleensä paras valinta, koska asiakas, joka on kuullut nimen, arvaa osoitteen.

Palvelu ja paikkakunta. kattoremonttioulu.fi tai hierontatampere.fi. Tämä voi toimia, jos yrityksen nimi on pitkä tai vaikea. Hakunäkyvyyttä se ei kuitenkaan juurikaan paranna, koska Google painottaa sivun sisältöä ja paikallisia signaaleja eikä osoitteessa olevia hakusanoja.

Kun olet löytänyt nimen, sano se ääneen jollekulle ja pyydä häntä kirjoittamaan se. Jos hän kysyy tarkennusta, nimi ei ole vielä valmis.

Muutama asia kannattaa tarkistaa ennen rekisteröintiä:

• Ääkköset. Fi-verkkotunnuksessa saa olla å, ä ja ö, mutta Traficom ei suosittele tällaista verkkotunnusta ensisijaiseksi, koska kaikki ohjelmat ja näppäimistöt eivät käsittele niitä. Erityisesti sähköpostiosoitteissa ääkköset aiheuttavat ongelmia. Jos yrityksen nimessä on ääkkösiä, käytä ensisijaisesti ääkkösetöntä muotoa, esimerkiksi makisenputki.fi.
• Tavuviivat. Verkkotunnus ei saa alkaa eikä päättyä tavuviivaan. Keskellä se on sallittu, mutta puhelimessa "mäkisen viiva putki piste fi" menee helposti väärin.
• .fi vai .com. Suomalaisille asiakkaille .fi on luontevin, ja se kertoo heti, että yritys toimii Suomessa. Jos myyt ulkomaille, .com tai kohdemaan pääte voi olla perusteltu lisä.
• Toisen yrityksen nimi tai tavaramerkki. Tarkista ennen rekisteröintiä, ettei nimi ole jonkun toisen suojattu nimi. Muuten verkkotunnus voidaan määrätä poistettavaksi.

Traficom on koonnut fi-verkkotunnuksia koskevat ohjeet yhteen paikkaan, ja sieltä löytyy myös verkkotunnushaku, jolla näet, onko nimi vapaana.

Näin hankit .fi-verkkotunnuksen

Fi-verkkotunnusta ei rekisteröidä suoraan Traficomilta, vaan verkkotunnusvälittäjän kautta. Välittäjiä on paljon, ja Traficom pitää niistä listaa. Välittäjä rekisteröi verkkotunnuksen puolestasi ja hoitaa uusimisen.

Kuka tahansa yritys, yhteisö tai yksityishenkilö voi rekisteröidä fi-verkkotunnuksen kotipaikasta riippumatta. Traficom kuitenkin korostaa, että verkkotunnus on rekisteröitävä sen todelliselle käyttäjälle. Väärät tiedot voivat johtaa verkkotunnuksen poistamiseen.

Hankinta etenee näin:

1. Tarkista, onko nimi vapaana. Traficomin verkkotunnushaku tai välittäjän oma haku kertoo sen.
2. Valitse välittäjä. Vertaa hintaa sekä ensimmäiseltä vuodelta että uusimiselta. Jotkut välittäjät houkuttelevat edullisella ensimmäisellä vuodella ja perivät uusimisesta selvästi enemmän.
3. Luo tunnus omilla tiedoillasi. Käytä yrityksen nimeä ja Y-tunnusta sekä sähköpostiosoitetta, jota luet varmasti myös viiden vuoden päästä.
4. Rekisteröi ja ota automaattinen uusiminen käyttöön. Näin verkkotunnus ei vanhene siksi, että lasku hukkui.
5. Anna sivujen tekijälle pääsy vain nimipalveluun. Tekijä tarvitsee yleensä vain oikeuden muokata DNS-tietueita. Verkkotunnuksen omistus pysyy sinulla.

Hinta on muutamasta eurosta muutamaan kymmeneen euroon vuodessa välittäjästä riippuen. Kalliimpi ei tarkoita parempaa, mutta kannattaa katsoa, sisältyykö hintaan nimipalvelu ja kuinka helppo sen hallintapaneelia on käyttää.

Kenen nimissä verkkotunnus on?

Tämä on kohta, jossa pienten yritysten sivuprojektit menevät useimmin pieleen. Kotisivujen tekijä rekisteröi verkkotunnuksen "helpottaakseen asioita" omalle tunnukselleen tai pahimmillaan omiin nimiinsä. Kaikki toimii vuosia, kunnes yhteistyö päättyy tai tekijä lopettaa toimintansa. Silloin yrittäjä huomaa, ettei hän pääse käsiksi omaan osoitteeseensa.

Tarkista tilanne nyt, vaikka kaikki toimisi:

• Kenen nimiin verkkotunnus on rekisteröity? Traficomin verkkotunnushaku näyttää haltijan, ellei kyse ole yksityishenkilöstä.
• Kenen tunnuksella välittäjän hallintapaneeliin kirjaudutaan?
• Mihin sähköpostiin uusimismuistutukset menevät?

Jos verkkotunnus on jonkun muun nimissä, pyydä siirtoa nyt, kun välit ovat hyvät. Sama kysymys kuuluu jokaiseen kotisivutarjoukseen. Muut tarjousvaiheessa kysyttävät asiat on koottu artikkeliin miten valita luotettava kotisivujen tekijä.

Sähköposti omalla verkkotunnuksella: vaihtoehdot

maija@virtasenremontti.fi herättää luottamusta eri tavalla kuin virtasenremontti2019@gmail.com. Ero ei ole pelkkää imagoa. Asiakas, joka saa tarjouksen Gmail-osoitteesta, ei voi olla varma, että se tulee yritykseltä eikä huijarilta.

Hinnat ovat arvonlisäverottomia ja syksyn 2026 tasoa. Tarkista ajantasaiset hinnat palveluntarjoajalta, esimerkiksi Google Workspacen hinnastosta.

Kaksi vinkkiä, jotka säästävät rahaa:

Käytä aliaksia. info@, myynti@ ja laskutus@ eivät tarvitse omaa maksullista käyttäjää. Ne voivat olla toisen nimisiä osoitteita samaan postilaatikkoon. Yhden hengen yritys tarvitsee usein vain yhden käyttäjän.

Älä sido sähköpostia webhotelliin, jos voit välttää sen. Kun posti on erillisessä palvelussa, voit vaihtaa kotisivujen tekijää ilman, että postilaatikoihin tarvitsee koskea.

DNS-tietueet selkokielellä

DNS-asetukset näyttävät hallintapaneelissa salakirjoitukselta, mutta tärkeitä tietuetyyppejä on vain kuusi.

• A osoittaa verkkotunnuksen palvelimen IP-osoitteeseen. Tämä ratkaisee, mistä kotisivut löytyvät.
• CNAME on alias, joka osoittaa toiseen nimeen. Tyypillisesti www.yritys.fi osoittaa samaan paikkaan kuin yritys.fi.
• MX kertoo, minne sähköposti toimitetaan. Jos MX-tietue on väärin, posti ei tule perille.
• SPF on TXT-tietue, joka luettelee palvelut, joilla on lupa lähettää postia verkkotunnuksesi nimissä.
• DKIM on digitaalinen allekirjoitus, jolla vastaanottaja voi tarkistaa, ettei viestiä ole muutettu matkalla ja että se tuli oikeasta palvelusta.
• DMARC kertoo vastaanottajalle, mitä tehdä viestille, joka ei läpäise SPF- tai DKIM-tarkistusta, ja minne lähetetään raportit.

Muutokset eivät näy heti. Jokaisella tietueella on voimassaoloaika (TTL), ja muutos voi näkyä eri puolilla verkkoa vasta tuntien kuluttua. Siksi isoja muutoksia ei kannata tehdä perjantai-iltapäivänä.

Kolme viimeistä ovat yleisin syy siihen, että yrityksen viestit päätyvät asiakkaan roskapostiin. Google on helmikuusta 2024 vaatinut kaikilta Gmail-osoitteisiin postia lähettäviltä SPF:n tai DKIM:n. Suurilta lähettäjiltä se vaatii lisäksi DMARCin. Vaatimukset löytyvät Googlen lähettäjäohjeista. Pieni yritys ei ole suurlähettäjä, mutta kaikki kolme kannattaa silti laittaa kuntoon. Ne ovat ilmaisia ja vievät vartin.

Verkkotunnuksen siirto toiselle palveluntarjoajalle

Siirtoja on kahdenlaisia, ja ne kannattaa erottaa toisistaan.

Verkkotunnuksen siirto toiselle välittäjälle. Fi-verkkotunnuksen välittäjä vaihdetaan välittäjän vaihtoavaimella. Pyydät avaimen kirjallisesti nykyiseltä välittäjältäsi ja annat sen uudelle, tai valtuutat uuden välittäjän hakemaan sen puolestasi. Avain on voimassa 30 päivää. Verkkotunnuksen haltija ei muutu, vain sitä hallinnoiva välittäjä.

Kotisivujen siirto toiselle palvelimelle. Tähän ei tarvita verkkotunnuksen siirtoa ollenkaan. Riittää, että A- ja CNAME-tietueet muutetaan osoittamaan uuteen palvelimeen.

Suurin riski on nimipalvelimien vaihtaminen. Jos uusi kotisivujen tekijä pyytää vaihtamaan verkkotunnuksen nimipalvelimet omiinsa, kaikki vanhat DNS-tietueet jäävät vanhaan paikkaan. Ellei MX-, SPF- ja DKIM-tietueita kopioida etukäteen uusiin nimipalvelimiin, sähköposti lakkaa toimimasta sillä hetkellä, kun muutos tulee voimaan. Tämä on tavallisin syy siihen, että "sivu-uudistuksen jälkeen posti ei kulje". Muut uudistuksen sudenkuopat on koottu oppaaseen sivuston uudistus ilman SEO-pudotusta.

Kun yrityksen nimi tai yhtiömuoto muuttuu

Toiminimi muuttuu osakeyhtiöksi, yritys vaihtaa nimeä tai kaksi yritystä yhdistyy. Silloin verkkotunnukselle tapahtuu jotain, mikä kannattaa suunnitella etukäteen eikä vasta muutosviikolla.

Haltijan vaihto. Kun toiminimen liiketoiminta siirtyy uudelle osakeyhtiölle, verkkotunnuksen haltijaksi pitää vaihtaa uusi yhtiö, koska verkkotunnus on rekisteröitävä sen todelliselle käyttäjälle. Haltijan vaihto tehdään välittäjän kautta. Osoite, kotisivut ja sähköposti eivät muutu, vain tieto siitä, kenen verkkotunnus on.

Uusi nimi, uusi verkkotunnus. Jos yrityksen nimi vaihtuu, rekisteröi uusi verkkotunnus, mutta älä luovu vanhasta. Pidä vanha voimassa vähintään vuoden tai kaksi ja ohjaa se uuteen. Vanha osoite on asiakkaiden puhelimissa, laskuissa, pakettiautojen kyljissä ja muiden sivujen linkeissä, eikä mikään niistä päivity itsestään.

Sähköposti molemmilla nimillä. Ota uusi osoite käyttöön ja lisää vanha verkkotunnus samaan sähköpostipalveluun aliasverkkotunnukseksi. Näin vanhaan osoitteeseen lähetetyt viestit tulevat edelleen perille, eikä yksikään tarjouspyyntö katoa siirtymävaiheessa. Google Workspace ja Microsoft 365 tukevat tätä ilman lisämaksua.

Hakunäkyvyys. Kotisivujen osoitteen vaihto on hakukoneelle sama asia kuin sivuston siirto, ja vanhat osoitteet on ohjattava uusiin sivu kerrallaan. Ohjeet ovat oppaassa sivuston uudistuksesta, johon on linkki alempana.

Yleisimmät virheet

Nämä toistuvat pienten yritysten verkkotunnuksissa vuodesta toiseen:

1. Verkkotunnus on vanhentunut. Uusimislasku meni entisen työntekijän tai lopetetun palvelun sähköpostiin. Ensimmäinen merkki on yleensä se, että sivut ja posti lakkaavat toimimasta samana päivänä.
2. Verkkotunnus on sivujen tekijän nimissä. Ongelma huomataan vasta, kun yhteistyö päättyy.
3. DMARC puuttuu. Kaikki toimii, mutta osa tarjouksista menee asiakkaan roskapostiin, eikä kukaan tiedä miksi.
4. Gmail-osoite vastausosoitteena. Yrityksen sähköposti on olemassa, mutta lomakkeiden vastaukset ja laskut lähtevät edelleen vanhasta Gmail-osoitteesta.
5. Tunnukset ovat yhden ihmisen muistissa. Välittäjän tunnukset, DNS-hallinta ja sähköpostin pääkäyttäjä kannattaa kirjata ylös ja säilyttää salasanojen hallintaohjelmassa.

Kotisivujen muuhun jatkuvaan huolenpitoon, kuten varmuuskopioihin, päivityksiin ja lomakkeiden testaamiseen, paneudutaan artikkelissa kotisivujen ylläpito.

Mitä me hoidamme

Kun teemme kotisivut, hoidamme verkkotunnuksen siirron mahdollisimman helpoksi. Jos tarvitset uuden verkkotunnuksen, voit hankkia sen itse tai voimme hoitaa hankinnan puolestasi. Verkkotunnuksen hinta ei sisälly pakettihintaan. Otamme tarvittaessa käyttöön myös sähköpostin omalla verkkotunnuksellasi ja laitamme MX-, SPF-, DKIM- ja DMARC-tietueet kuntoon, jotta viestisi menevät perille.

Jos yhteistyö joskus päättyy, verkkotunnus ja sivusto jäävät sinulle. Kotisivupakettien hinnat löytyvät palvelusivulta, ja kokonaiskustannusten vertailu on artikkelissa mitä kotisivut maksavat. Jos olet vasta perustamassa yritystä, lue myös kotisivut toiminimelle. Kysymykset voi lähettää yhteydenottolomakkeella.

Usein kysyttyä